THE BENEFITS OF USING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT, EDM, IN PUBLIC UNIVERSITIES

Authors

Keywords:

Electronic document management, Information management, Public universities., Information governance, Digital preservation

Abstract

Electronic Document Management, EDM, has been presented as a resource for the administrative modernization of public universities that still keep academic records in physical archives. This article aimed to analyze the benefits of EDM for administrative efficiency, document preservation, information security, and the quality of academic services. The research was qualitative, exploratory, bibliographic, and documentary, based on scientific literature and archival legislation. The results pointed to less rework, faster retrieval of information, better use of physical space, greater traceability and transparency, and more reliable records. These gains proved to depend on institutional planning, staff training, standardized workflows, and integration with digital preservation and electronic certification policies. The study argues that EDM goes beyond the technological dimension and works as an instrument of information governance

Author Biographies

  • Leonardo Ferreira, São Luís University - SLU

    Leonardo Góes Ferreira é professor do curso de Ciência da Computação da Universidade Federal do Amapá (UNIFAP), com atuação em programação e gestão organizacional. Graduado em Tecnologia em Processamento de Dados pela Universidade da Amazônia, é especialista em Redes de Computadores pela Universidade Federal do Pará e mestre em Propriedade Intelectual e Transferência de Tecnologia pela UNIFAP. Sua trajetória reúne docência, tecnologia da informação e gestão acadêmica, com trabalhos voltados à gestão eletrônica de documentos, certificação digital e modernização de processos institucionais.

  • Nadilson Siqueira, Universidade do estado da Bahia - UNEB

    Doutor em Educação pelo Programa de Pós-graduação em Educação e Contemporaneidade  da Universidade do Estado da Bahia - UNEB, com estágio doutoral realizado na Universidade Autônoma Metropolitana do México, Unidade Iztapalapa - UAMI, por meio do Programa de Doutorado Sanduíche no Exterior (PDSE), com financiamento da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior, CAPES. Mestre em Educação pelo Programa de Gestão e Tecnologia Aplicadas à Educação, GESTEC, vinculado ao Programa de Pós-Graduação Stricto Sensu da Universidade do Estado da Bahia - UNEB, Departamento de Educação - DEDCI. Possui formação multidisciplinar, sendo Bacharel em Arquitetura e Urbanismo pela Universidade Federal da Bahia (1988), Especialista em Engenharia de Segurança do Trabalho pela Universidade Cândido Mendes (2017), Tecnólogo em Negócios Imobiliários pela Universidade Salvador (2012) e Licenciado em Geografia pela Universidade Cândido Mendes (2019).Atua como pesquisador no Grupo Interdisciplinar de Pesquisa em Representações, Educação e Sustentabilidade (GIPRES), investigando a tríade: movimentos sociais, sujeitos e processos educativos, com ênfase nas representações sociais e espaciais, juventudes e sustentabilidades, na aplicação didática das imagens e nos processos formativos e geotecnológicos de professores e alunos. Exerce a função de Secretário e é membro fundador da Rede Latinoamericana de Pesquisa em Educação no Campo, Cidade e Movimentos Sociais - REDEPECC-MS, além de ser pesquisador associado à Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Educação, ANPED. Possui ampla experiência como orientador de pesquisas científicas na área da Educação, atuando junto a universidade nacionais e internacionais. Especialista no ensino de Metodologia da Pesquisa Científica. Atuou como professor e coordenador do curso Técnico de Segurança do Trabalho pela Secretaria de Educação do Estado da Bahia - SEC, lecionando disciplinas como Geografia, Sociologia, Desenho Técnico e Meio Ambiente no Ensino Médio, Programa Nacional de Integração da Educação Profissional com a Educação Básica na Modalidade de Educação de Jovens e Adultos - PROEJA e Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego - PRONATEC.

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2026-10-31

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Vol. 1 No. 1 (2026): Educação, Sociedade e Ambiente: perspectivas interdisciplinares para o século XXI

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Copyright (c) 2026 Panoramas da Educação: saberes e práticas interdisciplinares

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THE BENEFITS OF USING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT, EDM, IN PUBLIC UNIVERSITIES. (2026). Panoramas Da Educação: Saberes E práticas Interdisciplinares, 1(1). https://panedu.com.br/index.php/panedu/article/view/12